Depuis que vous avez tout à votre portée d’un simple clic, vous êtes plus que jamais sollicités de toute part. Alors que le numérique devait vous faire gagner du temps, à l’inverse, il peut surtout vous éparpiller. Voici la méthode pour ne pas vous laisser déborder, mieux vous organiser et maîtriser votre temps.
Tout d’abord, planifiez vos priorités ! Celles-ci se distinguent par des priorités de vie et des priorités du quotidien. Ces dernières sont faciles à identifier mais les premières... Faut-il les connaître ?
Pour le savoir, posez-vous des questions sur votre mission de vie, vos désirs et vos motivations, vos objectifs à long terme etc.
Faites en sorte que ces priorités, une fois détectées, soient inscrites sur votre planning hebdomadaire, entre vos obligations personnelles et professionnelles si celles-ci n’ont aucun lien. Si ce n’est pas possible de tout placer, veillez à constater si ce qui prend du temps est important et/ou urgent. Et mettez à plus tard tout ce qui n’est pas important, même si c’est urgent ! Bien entendu, vos priorités de vie font partie de l’important.
Évidemment, il ne faut pas se laisser distraire sur votre temps planifié par des sollicitations extérieures qui n’ont aucun intérêt avec ce que vous pratiquez à ce moment-là.
Les priorités des uns ne sont pas les mêmes pour d’autres : Prioriser le ménage de la maison ou passer du temps avec sa famille ? Sachez quelle valeur vous donnez à l’un ou à l’autre et agissez en fonction de ce qui vous rend satisfait en l’effectuant en priorité.
Afin de bien organiser vos priorités et votre temps libre, rien de tel que des outils simples mais quelquefois mal utilisés : l’agenda et le gestionnaire de tâches (ou ToDoList).
Avant tout, l’agenda vous permet de noter vos rendez-vous et vos événements qui sont obligatoires ou importants pour vous (qui rentrent dans vos priorités). Il est primordial qu’une journée dans votre agenda soit équilibrée entre ce que vous "devez" faire, et ce que vous "voulez" faire !
Le gestionnaire de tâches est, quant à lui, complémentaire à l’agenda. La liste des choses à établir n’est pas incluse dans l’agenda parce qu’elle n’a pas besoin d’être planifiée. Il n’est pas non plus nécessaire que ces tâches soient exécutées à un moment précis de la journée. Elles sont quelquefois difficiles à faire respecter en terme de temps et peuvent être effectuées en plusieurs fois.
Hiérarchisez-les par priorités d'importance et laissez des plages libres dans votre agenda. En effet, aérer son planning a pour avantage de ne pas surplomber sa journée ; de pouvoir gérer les imprévus ; d’assurer les rendez-vous qui débordent ; et surtout de répondre aux tâches de la ToDoList, dans l’ordre, et selon le temps restant, avant le prochain événement.
Toutes les tâches non effectuées peuvent être remises au lendemain ou plus tard selon l’importance. C’est ainsi qu’il faut organiser son planning de manière large sur la semaine puis quotidiennement. Retenez bien qu’une semaine et une journée productives se programment toujours en avance. Aidez-vous de votre imagination pour préparer, chaque veille, la journée à venir : examinez-la en visualisant comment elle doit se passer, en étant attentifs à chaque tâche qui devra être obligatoirement accomplie ce jour-là. Soyez cohérents dans la répartition du temps et bien entendu, comptez sur l’expérience : comment cela s’est-il passé dernièrement ? Vous aménagerez mieux l’agenda et l’affinerez encore au fur et à mesure.
Ayez le contrôle de votre organisation ! Ne soyez pas multitâches et concentrez uniquement votre attention sur l’activité du moment présent ; ne procrastinez pas et faites ce qu’il est prévu de faire ; gardez tout de même des moments pour vos plaisirs dans la journée, que vous ne pratiquerez qu'après vos obligations ; faites tout de même le tri dans vos activités et ne tolérez pas celles qui n’apportent aucune valeur ajoutée ; et apprenez à dire non à chaque demande qui alourdit vos charges, et réduit du temps pour vos priorités.
Enfin, tant qu’il est possible : déléguez, simplifiez et éliminez clairement tout ce qui prend trop de place dans votre vie, qui vous empêche de développer vos projets et d’enrichir votre vie personnelle !
